A governança do uso de inteligência artificial (IA) começa com o desenho de processos que englobem esta tecnologia de forma harmônica e consistente. É isso o que defendemos aqui na Code. Por outro lado, sabemos o quanto é trabalhoso “mexer na roda com o carro andando”. Assim, é preciso começar de alguma forma, não é mesmo?

Uma das possibilidades está no desenho de políticas de uso de Inteligênica Artificial, da forma como a operação tem condições de absorver. Neste sentido, a vulnerabilidade dos empresários – assim como dos colaboradores – é altíssima. Mas em quê? Como organizar esse processo iniciar minimamente?

Foi para atender aos primeiros passos de implantação de IA na operação que desenhamos este termo, que chama todos os colaboradores para o entendimento de suas resposabilidades individuais com o uso de ferramentas ligadas à tecnologia – mas não se limitando a elas.

Antes de usar, recomendamos que submeta ao seu departamento Jurídico, ok?

E, claro, indique a Code para as empresas que precisem dar o próximo passo no desenvolvimento da arquitetura da informação e governança, combinado?

Vamos ao conteúdo:

1. OBJETO

O presente Termo regula o uso de equipamentos tecnológicos, acessos, sistemas e ferramentas digitais disponibilizados pela [nomedaempresa], incluindo o uso de inteligência artificial, estabelecendo responsabilidades individuais, limites operacionais e diretrizes de segurança, reputação e conformidade legal.

2. ESCOPO E ABRANGÊNCIA

2.1. Este Termo se aplica a:

uso de computadores, redes e sistemas;
acesso a dados institucionais;
uso de ferramentas de inteligência artificial;
produção, armazenamento e compartilhamento de conteúdos/informações;
captação de imagens, vídeos e materiais institucionais.

3. PROPRIEDADE E FINALIDADE DE USO

3.1. Todos os equipamentos, sistemas, contas e dados são de propriedade da [nomedaempresa].

3.2. O uso deve ser prioritariamente profissional, sendo o uso pessoal:

limitado;
eventual;
subordinado às regras deste Termo.

4. RESPONSABILIDADE INDIVIDUAL E SOLIDÁRIA

4.1. [nome ou cargo da pessoa que assinará o termo] é integralmente responsável por todas as ações realizadas nos equipamentos e sistemas sob sua utilização.

4.2. Caso haja violação que gere dano à [nomedaempresa] ou a terceiros, poderá haver:

responsabilização individual;
responsabilização solidária, quando aplicável, nos termos legais.

4.3. A autoria das ações será presumida como do usuário logado, independentemente de alegação de uso por terceiros.

5. MONITORAMENTO E AUSÊNCIA DE PRIVACIDADE

5.1. A [nomedaempresa] poderá monitorar, registrar e auditar:

acessos;
navegação;
arquivos;
comunicações institucionais.

5.2. Não há expectativa de privacidade no uso de recursos da [nomedaempresa].

6. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

6.1. É obrigatório:

uso de senhas seguras e intransferíveis;
autenticação em dois e/ou múltiplos fatores;
bloqueio de tela;
uso de ambientes autorizados para armazenamento;
reporte imediato de incidentes.

6.2. É proibido:

instalar softwares não autorizados;
usar dispositivos externos sem validação prévia por escrito;
acessar redes inseguras sem proteção;
contornar mecanismos de segurança.

7. CONFIDENCIALIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS

7.1. [nome ou cargo da pessoa que assinará o termo] compromete-se a manter sigilo absoluto sobre:

dados da [nomedaempresa];
dados de associados;
informações estratégicas e financeiras;
informações de parceiros, fornecedores e terceiros;
quaisquer informações sigilosas ou sensíveis.

7.2. É proibido:

compartilhar dados fora dos canais institucionais;
armazenar dados em ambientes pessoais;
utilizar dados para fins não autorizados.

8. GOVERNANÇA DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

8.1. A [nomedaempresa] adota uma postura ativa de governança responsável de IA, visando posicionar-se como referência no tema.

8.2. Proibições absolutas:

É proibido inserir em ferramentas de IA (ex.: ChatGPT, Claude, Gemini):

dados sensíveis ou confidenciais;
dados de associados;
dados financeiros (faturamento, contratos, receitas);
estratégias internas;
dados pessoais identificáveis.

8.3. Uso Permitido:

Permitido apenas com:

plataforma adotada pela [nomedasuaempresa];
dados anonimizados ou fictícios;
informações públicas;
finalidade profissional clara.

8.4. Validação Obrigatória:

Todo conteúdo/material gerado por IA deve ser:

revisado criticamente;
validado antes de uso;
tratado como material de apoio, nunca como fonte final.

8.5. RESPONSABILIDADE

[nome ou cargo da pessoa que assinará o termo] é integralmente responsável pelo uso, interpretação e aplicação de conteúdos gerados por IA.

9. CONFORMIDADE COM A LGPD

9.1. [nome ou cargo da pessoa que assinará o termo] declara ciência da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

9.2. Compromete-se a:

tratar dados com base legal adequada;
respeitar finalidade e necessidade;
reportar incidentes imediatamente.

10. REPUTAÇÃO E IMAGEM INSTITUCIONAL

10.1. [nome ou cargo da pessoa que assinará o termo] compromete-se a preservar a reputação da [nomedaempresa] em todas as atividades.

10.2. É proibido:

produzir ou compartilhar conteúdos que possam comprometer a imagem da [nomedasuaempresa];
se posicionar em nome da [nomedaempresa] sem autorização formal.

10.3. Uso de imagem:

10.3.1. Qualquer imagem, vídeo ou registro contendo terceiros só poderá ser utilizado mediante:

autorização formal prévia;
assinatura de termo de uso de direito de imagem.

10.3.2. A responsabilidade pela coleta e validação da autorização é do(a) [nome ou cargo da pessoa que assinará o termo], quando este realizar a captação.

10.3.3. É também do(a) [nome ou cargo da pessoa que assinará o termo] a responsabilidade de captar, organizar e armazenar as autorizações de uso de imagens das fotos e/ou vídeos que venham a ser utilizados pela [nomedasuaempresa].

11. PENALIDADES

11.1. O descumprimento poderá resultar em:

advertência;
suspensão de acesso;
desligamento;
responsabilização civil e/ou penal.

12. INTEGRAÇÃO COM CONTRATO DE [nome ou cargo da pessoa que assinará o termo]

12.1. Este Termo integra o contrato de [nome ou cargo da pessoa que assinará o termo], prevalecendo em caso de conflito nas matérias aqui tratadas.

13. VIGÊNCIA E ACEITE

13.1. Vigência a partir da assinatura.

13.2. O uso implica aceite integral.

Quer saber mais sobre o assunto? Leia este racional que montamos para se estruturar a arquitetura de informação para o uso de de inteligência artificial de um departamento, por exemplo, de comunicação. Ou acesse aqui para saber sobre quem somos e como trabalhamos.